Об информационных
технологиях в бизнесе
Содержание
...(вы
можете перейти по ссылке):
1.Необходимость АСУ и К-АСУ
..Цели АСУ
..Эффективность АСУ:
....а)повышение управляемости
....б)улучшение организации
труда
....в)снижение потерь >>
2.Создаем АСУ под бизнес, а не наоборот
3.Структура АСУ
.3.1.Администрирование АСУ
.3.2.Ресурсы АСУ
.3.3.Инженерная поддержка АСУ
.3.4.АСУ предприятия
4.АСУ - инструмент менеджера
5.Новые технологии создания АСУ
6.Гибкость АСУ
7.АСУ за рубежом
1.Необходимость
АСУ
Для современных
средних и крупных компаний характерна сложная инфраструктура,
связанная с многопрофильностью подразделений (пример - группа компаний Инфотехника, производящая торговые автоматы), их территориальной
удаленностью и различным производственным потенциалом.
Эти подразделения имеют тесную взаимосвязь как производственного,
так и финансового характера.
Жизнеспособность таких компаний, их устойчивость
зависят от проведения единой производственно-экономической
политики в каждом из его подразделений. Отсюда вытекает
потребность в их тесном информационном взаимодействии
и централизованном контроле. Без комплексной системы
автоматизации нельзя наладить надежную информационную
связь между отдельными структурными подразделениями.
Как полное отсутствие
автоматизации, так и ее некомплексный характер (автоматизация
отдельных участков, подразделений или процессов) не
позволяют обеспечить должное качество взаимодейтсвия
подразделений и управления компанией. Отсутствие единой
системы управления приводит к недостаточному обмену
информацией между подразделениями компании, к неполноте
и дублированию данных, к несвоевременности их поступления.
Все это снижает эффективность управления, затрудняет
анализ исходной информации и служит источником принятия
ошибочных управленческих решений.
Поэтому построение единой информационной
системы управления является важным фактором делового
успеха, одним из ключевых элементов стратегии развития
компаний, особенно компаний с территориально-распределенной
структурой.
Цели, которые
достигаются при внедрении комплексной АСУ (К-АСУ),
можно коротко сформулировать следующим образом:
-иерархическое управление и контроль,
-автоматизированный оперативный
учет ресурсов (ценностей,кадров...) и их потоков,
-хранение и автоматизированный поиск информации,
-помощь в принятии управленческих
решений,
-автоматизация документооборота, внедрение безбумажных
технологий,
-уменьшение персонала и требований
к его квалификации.
Использование
К-АСУ позволяет:
а)повысить
управляемость компании
-обеспечить соответствие системы управления
предприятием, его организационно-штатной структуры новым
рыночным условиям,
-обеспечить прозрачность деятельности
подразделений, филиалов, дочерних компаний, что, в свою
очередь, позволит принимать управленческие решения на
основе полной, достоверной и оперативной информации,
-ускорить получение оперативных данных о финансово-хозяйственной
деятельности предприятия и повысить их достоверность,
-сделать более точными и оперативными
оценки показателей деятельности как предприятия в целом,
так и конкретных производств, служб, подразделений,
филиалов,
-получать все виды внутренней и внешней отчетности
в режиме реального времени,
-увеличить оперативность и достоверность
информации о задолженностях, взаиморасчетах (зачетах)
с поставщиками и клиентами,
-управлять дебиторско-кредиторской задолженностью,
в том числе и при сложных схемах взаимозачетов,
-повысить оперативность формирования
и контроля производственно-финансовых планов предприятия,
управления доходами и расходами, движением ресурсов,
в том числе денежных средств,
-оперативно реагировать на изменение ситуации:
формировать производственно-финансовые планы с учетом
оперативных показателей деятельности предприятия, стратегических
целей и особенностей деятельности предприятия,
-уменьшить время получения необходимой
информации от подразделений и увеличить степень ее детализации,
что позволит принимать решения на основе анализа полной
и оперативной информации,
-аналитическим службам проводить расчеты на основе
единого банка данных,
-руководителям среднего звена
анализировать деятельность своего подразделения в связи
с общим состоянием и задачами предприятия,
-повысить эффективность обмена данными между
отдельными подразделениями и филиалами,
-гарантировать полную безопасность
данных на всех этапах обработки информации,
б)улучшить
организацию управленческого труда
-снизить долю ручного труда и повысить
его производительность,
-улучшить делопроизводство в компании
за счет оптимизации документооборота, стандартизации
первичного учета документов и автоматизации наиболее
трудоемких процедур,
-изменить характер труда сотрудников, избавляя
их от выполнения рутинной работы и давая возможность
сосредоточиться на профессионально важных обязанностях,
-снизить трудоемкость сбора и
обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных
подразделений,
в)снизить
расходы и потери
-снизить расходы на делопроизводство компании
за счет автоматизации процессов обработки информации
и упрощения доступа сотрудников компании к информации,
-вести налоговое планирование
и уменьшить потери от налогов,
-увеличить эффект от использования временно свободных
денежных средств,
-снизить накладные расходы,
-уменьшить процент брака,
-обеспечить надежный учет и контроль
за поступлением и расходованием денежных средств на
всех уровнях управления.
Все это повысит эффективность работы
предприятия и уменьшит финансовые риски в процессе ведения
бизнеса.
2.
Создаем АСУ под бизнес, а не наоборот
Сегодняшние компьютерные
программы частных АСУ (Инфобухгалтер, 1с..) ведут учет
"от документа", не потому, что так должно
быть, а просто не могут иначе. Пытаясь создать некую
универсальную программу, они вынуждены опираться на
нечто более или менее общее для предприятий, столь разных,
что это общее найти почти невозможно. В качестве такого
универсального элемента выбраны "документы",
в первую очередь документы бухгалтерского и складского
учета. Но их универсальность очень условна, потому,
что документы являются только отражением деятельности
предприятия. И совсем уже слабо отражают технологию
работы и тем более структуру компании.
Наука управления рекомендует совсем иной
подход. Коротко говоря, объект управления (отдел, завод,
корпорация или космический аппарат) характеризуется
структурой и параметрами состояния. Задача
системы управления (АСУ) оценить эти параметры, обработать
результаты оценки (например, прогнозировать состояние
объекта) и сформировать управляющие воздействия. Ясно,
что ни о какой универсализации АСУ всего разнообразия
объектов управления речи быть не может.
Каждое предприятие
имеет свою внутреннюю структуру, свою логику внутренних
и внешних связей. Установка универсальной (коробочной)
АСУ означает для предприятия как минимум навязывание
новой "универсальной" технологии работы, а
строго говоря, требует подстройки структуры и логики
связей под такую АСУ. Это одна из главных причин неудачи
внедрения АСУ в СССР. Да и сейчас массовое применение
нашли универсальные АСУ, решающие лишь частные задачи
бухгалтерского, складского учета и т.п.
Поэтому при наличии широко известных "универсальных"
пакетов программ АСУ растет спрос на разработку АСУ
конкретных компаний. Причем не только крупных, а хотя
небольших, но оценивших необходимость комплексного управления
именно своими задачами и структурой, а не навязанными
извне.
Невозможно без потерь подстроить
бизнес под систему учета и управления,
лучше создать АСУ под свой конкретный бизнес.
В то же время,
единовременное создание комплексной или корпоративной
АСУ может быть не по силам вашей компании. Для облегчения
прыжка в мир современных информационных технологий вам
можно начинать с автоматизации по частям, то есть идти
по пути создания системы управления предприятием из
отдельных программных модулей, позволяющих поочередно
автоматизировать основные виды деятельности компании.
Чтобы созданные частные модули в дальнейшем можно было
интегрировать в единый комплекс управления предприятием,
нужно проектировать эти модули как части комплексной
АСУ, учитывая разделение функций, связей, информационных
потоков.
3.Структура
К-АСУ и основные функции подсистем
3.1.Административно-управленческий
блок
Общие функции:
-Финансовое и материальное планирование
ресурсов предприятия с перспективным развитием до поддержки
календарного планирования. Решение этой задачи определяет
основы ритмичной и согласованной работы всех подразделений
предприятия.
-Четкая фиксация всех фактов финансово-хозяйственной
деятельности, происходящих в процессе функционирования
предприятия.
-План/факт анализ исполнения планов с возможностью
детализации обнаруженных отклонений до первичных событий
и документов, объясняющих их причину с целью облегчения
принятия управленческого решения.
-Контроль и управление показателями
эффективности деятельности предприятия.
Подсистемы
и их функции:
-руководство компании и подразделений:
сводное планирование и учет,
стратегический (концептуально-целевой) мониторинг, общие
оценки параметров состояния, анализ и формирование решений
-ПЭО/финансы: бюджеты, планирование
и учет, лимитирование расхода ресурсов,
финансовый календарь, ожидаемые последствия задержки
оплаты,
раздельные и консолидированные аналитические балансы,
оперативный учет и прогноз финансового состояния фирмы,
ликвидность, устойчивость, активность, оборачиваемость,
рентабельность, виды деятельности (основная, финансовая,
инвестиционная), поэлементный мониторинг фирмы,
-управление внешних связей: контрагенты, законодательные
ограничения,
разрешительная система, маркетинг (мониторинг рынка,
рейтинги продаж,
аналитические отчеты...)
-бухгалтерия: налоговый учет и
отчетность, банк, электронные платежи, касса, издержки,
подотчет, зарплата, дебиторы и кредиторы, распределение
накладных расходов,
-юрист: справочники, договора, иски
-секретарь-референт: справочники,
учет документооборота, бизнес-календарь,
исполнительская дисциплина, конструктор фирменных документов,
-управление персоналом: планирование и учет кадров,
психоанализ,
управление приемом и перемещением, факсимильные данные,
кадровые документы
-администрирование К-АСУ: настройки,
справочники, системный журнал,
-безопасность/разграничение доступа, фискализация, мониторинг
автоматизированных рабочих мест
3.2.Блок
материальных ресурсов (планирование,
учет, снабжение)
-управление запасами: учет, планирование,
резервирование, лимитирование
-амортизируемое имущество: недвижимость,
оборудование, автопарк,
амортизация, переоценка
-расходуемое имущество: материалы, запчасти,
ГСМ
-энергоресурсы
3.3.Научно-инженерная
поддержка
-связь: техсредства (планирование, учет
и контроль), локальные сети,
-СВТ и ПО: техсредства(планирование,
учет и контроль), удаленный
доступ, администрирование, инженерное ПО.
3.4.Основная
деятельность. Производство
(специфика фирмы)
-материалы: снабжение, вх.контроль (акты
расхождения), учет,
резервирование, издержки, списание, сопроводительные
документы
-технология
-склады продукции
-сбыт: заявки, партнеры, наценки
и прейскуранты, сопроводительная
документация (сертификаты,...)
Отраслевые особенности: завод, торговый дом,
магазин, строительство, СМИ, сельхозпредприятие, энергетика
3.5.Основная
деятельность-услуги.
Отраслевые особенности:транспорт, связь,
бытовые услуги, охрана,
медицина, культура, развлечения
4.АСУ
- инструмент менеджера
Не секрет, что АСУ более всего нужна руководителю,
и тем больше,
чем выше он на иерархической лестнице управления. Количество
информации, необходимой для принятия решения, помноженное
на степень ответственности этого решения обращают рабочий
день руководителя в бесконечность.
Компьютер на моем
столе - не роскошь, а нечто жизненно необходимое. Когда
я представляю обстановку в компании в каждый момент
времени и могу ее прогнозировать, у меня есть возможность
не только управлять этой обстановкой, но и формировать
стратегию развития компании. А почему в каждый момент?
Потому, что ситуация вокруг и партнеры не отводят мне
много времени на выяснение этой обстановки.
Легко ли Вы можете получить ответ на
казалось бы простой вопрос "Какая группа ваших
продуктов в каком регионе и по каким группам потребителей
приносит наибольшую прибыль?". Сегодняшний деловой
мир сталкивается с необходимостью принимать множество
решений, опираясь при этом на громадные объемы данных,
которые необходимо обрабатывать в более сжатые сроки,
чем когда-либо ранее. Накопленные данные могут стать
базой для принятия стратегических решений, но для этого
нужен специальный инструмент.
В состав АСУ руководителя
сегодня входят не только средства учета, мониторинга,
но и сводного анализа/планирования, а также аналитической
поддержки принятия решений, которая базируется как на
учетных системах, так и на множестве дополнительных
программно-аппаратных и технологических средств. Подобные
средства обрабатывают учетные данные для их упорядочивания,
контроля, хранения и предоставления управленческому
звену компании в удобном для принятия решений виде.
Они используют методы интеллектуального анализа данных
для сравнительной оценки вариантов принятия решений
и оценки их последствий.
Для удобства восприятия многомерного информационного
потока используются новые средства представления информации
и анализа сложного комплексного процесса, которым является
реальная жизнь любого предприятия. Выявленные с помощью
таких АСУ закономерности и тенденции - прекрасный материал
для принятия правильных управленческих решений.
5.Технология
разработки АСУ
Возможно главными препятствиями внедрения
АСУ в прошлом 20 веке была высокая стоимость и большие
сроки разработки программного обеспечения. Сейчас уже
крепко "стоят на ногах" инструментальные средства
программирования языков высокого уровня (ЯВУ), в том
числе конструкторы и редакторы экранов. Разработчик
создает сразу пользовательский интерфейс, а не текст
программы.
Быстродействующие
ЭВМ делают незаметным увеличение времени работы программы
из-за ЯВУ. При этом очень возрастает роль этапа проектирования
АСУ, то есть постановки задачи. Вот когда полностью
оправдываются слова профессора Цыпкина, что до 80 процентов
решения проблемы заключено в ее постановке.
Постановщик становится главной фигурой
проекта. Он сочетает глубокие профессиональные знания
предмета автоматизации, технологии разработки программного
обеспечения АСУ, инструментальных средств программирования
и особенностей работы автоматизируемого предприятия.
Вот и найдите такого.
Ну а сам этап программирования
выполняется уже достаточно быстро.
Конечно, если правильно проведен выбор инструментальных
средств разработки.
И если программисты опытные. Тяжело в разработке - легко
в работе.
6.Гибкость
К-АСУ
Упрощение функциональных обязанностей
работников сферы учета и управления, сокращение времени
операций за счет К-АСУ не всегда очевидны. Но вспомните,
с какими трудностями для начинающего бухгалтера было
сопряжено получение бухгалтерского баланса актив/пассив.
Простейшая программа АСУ бухгалтерии обеспечивает баланс
автоматически.
Использование связанных
АСУ сокращает количество операций учета и документирования
ровно в количество подсистем АСУ. Так прием товара на
склад одной операцией отражается сразу в системах учета
по складу, дебиторам, финансам, бухгалтерии. В крупной
компании такая операция будет учтена сразу в нескольких
подразделениях, пройдя в них этапы планирования, разрешения,
учета. А в мелкой, тот кто эту операцию зафиксировал,
совместил функции бухгалтера, кладовщика, экономиста
и руководителя. В последнем случае количество рабочих
мест (АРМ) и количество входов (консолей) АСУ определяется
не количеством подсистем АСУ, а численностью пользователей
АСУ. Если у вас нет экономиста, его функции вы можете
выполнять на АРМ руководителя или бухгалтера. Появился
экономист - в системе К-АСУ генерируется консоль АРМ
экономиста и перераспределяются функции других АРМ,
7.А
что за рубежом?
То, что в нашей стране называлось АСУ,
имело и имеет свои названия за рубежом.
MRP (Material Requirements Planning - планирование
потребностей в материалах) - программный комплекс, в
котором информация о потребностях в материалах и комплектующих
преобразовывалась в серию заказов на закупку и производство.
CRP (Capacity Requirements Planning - планирование
потребностей в мощностях) - программный блок планирования
производственных мощностей предприятия.
Closed Loop MRP - системы планирования потребностей
в материалах замкнутого цикла (MRP+ CRP)
MRP II (Manufacturing Resource Planning) - системы
планирования производственных ресурсов предприятия,
появились в 80-х годах и были предназначены для планирования
всех ресурсов предприятия (включая финансовые и кадровые).
Так происходило не только усовершенствование систем
и технологий управления, но и их объединение в комплексы.
В начале 90-х годов как новый шаг структуризации АСУ
в результате усовершенствования систем MRPII и их дальнейшего
функционального расширения появился новый класс АСУ:
ERP.
Комплексная система
управления
ERP (Enterprise Resource &
Relationship Processing - управление ресурсами и связями
предприятия) - это информационная система с набором
ключевых стратегий для эффективной IT-поддержки и оптимизации
операционных и финансовых процессов предприятия. Это
бизнес-стратегия и методология эффективного планирования
и управления предприятием, его подразделением и связями.
ERP (Enterprise Resource Planning - планирование
ресурсов предприятия) - это информационная система для
контроля и планирования ресурсов предприятия, необходимых
для производства, продаж, закупок в процессе жизнедеятельности
предприятия или совокупности предприятий.
В основе комплексной системы управления (К-АСУ, ERP)
лежит принцип создания единой иерархической СУБД корпоративной
бизнес-информации, обеспечивающей одновременный доступ
к ней необходимого числа сотрудников предприятия, предметную
синхронизацию их действий, одновременное изменения множества
записей в базах данных разных подразделений с учетом
их ресурсов и ограничений. Это позволяет повысить эффективность
деятельности предприятия и сократить внутренние информационные
связи. Коротко говоря, К-АСУ - это высшая степень автоматизации
управленческого процесса на основе электронных (безбумажных)
технологий. Как и любая АСУ, это не просто компьютерная
поддержка работника, но в первую очередь, современная
технология управленческого труда. Внедрение новой технологии
всегда непросто. Как известно, бюрократия предпочитает
самовоспроизводиться, а не самоорганизовываться. .Любая
АСУ, делая управленческий процесс более прозрачным,
выгодна лишь руководителю. Именно он может и должен
добиться внедрения новой технологии управленческого
труда. Эта задача становится все более актуальной по
мере развития производства из-за усложнения структуры
управления и роста потребностей предприятий в квалифицированных,
послушных и старательных управленцах.
В качестве примера К-АСУ можно привести комплексную
АСУ документооборота, разработанную нами в 90х годах
и позволяющую использовать иерархическое электронное
визирование электронных документов, их мгновенную рассылку
исполнителям, контроль всех этапов исполнения, напоминание
о необходимости исполнения, подсказки вариантов (шаблонов)
управленческих решений, оценку деятельности персонала
и т.д. В К-АСУ производства появление заказа в отделе
сбыта отражалось в АСУ юридического, финансового отделов,
бухгалтерии. А также в КБ и цехах как план производства,
в отделе снабжения как заявка на материалы и комплектующие,
на складах, в транспортном отделе и т.д и т.п.
Сети торговых автоматов и АСУ вендинга описаны на сайте вендинга.
Мы занимаемся АСУ уже более
тридцати лет.
Мы готовы спроектировать и разработать
для вашего предприятия
информационную систему учета и управления любого уровня,
от компьютерного справочника или бухгалтерского АРМ
до связанного комплекса управления корпорацией.
Вся подготовительная
работа может быть проделана в режиме On-line,
то есть без непосредственного контакта с нашими специалистами.
Если вы готовы к
переговорам по заказу АСУ, направьте нам электронное
письмо, это можно сделать, нажав здесь
>>
Предметом наших предложений на этой страничке
стали
информационные технологии в приложении к практическим
задачам АРМ / АСУ.
С некоторыми нашими АСУ можно познакомиться,
не выходя из сети Интернет, нажав здесь>>
Общие проблемы информационных технологий
и консалтинга рассмотрены на другой страничке
С предложениями по применению Интернет-технологий
в бизнесе вас знакомит страничка "Интернет"
>>
К описанию других наших услуг переходите
через меню слева.
Спасибо за внимание.
